Choisir son ERP

Vous souhaitez investir dans un logiciel ERP. Mais vous ne savez pas par où commencer.
Voici quelques pistes de réflexion pour vous engager sereinement dans le projet d’acquisition d’un logiciel ERP. Anticipez vos besoins !

Comment choisir son logiciel ERP ?

Plusieurs critères sont à prendre en compte : 

  • l’utilisabilité 
  • la prise en main : la dimension intuitive et la démarche UX Design
  • la centralisation et la sécurisation des données
  • les organes d’aide à la décision
  • l’évolutivité et l’agilité de la solution logicielle
  • l’adéquation avec les besoins métiers

ERP généraliste ou ERP métier : quelle différence ?

La principale différence est le point fort d’un ERP métier. Conçu pour les entreprises exerçant le même métier, le logiciel ERP métier est éprouvé par celles-ci et évolue avec elles. Il couvre l’ensemble des processus de gestion de l’entreprise et ses problématiques opérationnelles, comme la traçabilité, par exemple et il répond nativement aux évolutions de la filière industrielle et à ses contraintes réglementaires.

Comment évaluer ses besoins en matière de logiciel ERP ?

Tenez compte des spécificités de votre secteur : flux tendu, besoin d’équilibrage matière, métier d’assemblage et de désassemblage, fluctuation des matières premières, sécurité alimentaire, les canaux de ventes, les saisonnalités

Déterminez les objectifs du projet : fiabiliser la traçabilité, accompagner la croissance de votre entreprise, gagner en productivité, réduire ses stocks, fiabiliser ses expéditions, éviter les litiges, augmenter son taux de service client, gagner en rentabilité, réduire le temps de cycle total, faciliter la prise de décision, …

Précisez le nombre de sites concernés, les activités, le profil des utilisateurs (mobile, les postes administratifs, les opérateurs ou les postes atelier), les communications matériels et automates, l’équipe projet, le délai imparti, le budget prévu, le chiffre d’affaires réalisé.

Evaluons vos besoins...

Un logiciel ERP pour les TPE

Votre petite entreprise est en pleine évolution. Pour continuer à grandir peut-elle se passer d’un système de gestion intégré lorsqu’Excel ne suffit plus ?

Vous vendez, vous achetez, vous produisez. Vous avez besoin de maîtriser vos encours et d’être en conformité avec la réglementation. Un logiciel ERP devient indispensable pour votre TPE

Avoir recours à un logiciel de gestion comme VIF ERP Starter, par exemple, vous permet de gérer les achats/réceptions, les ventes, la production, la traçabilité et la qualité, l’étiquetage, les encours, les stocks.

Prise par le quotidien, votre TPE baigne dans l’opérationnel.
Passer du papier/crayon à une informatique en SAAS, sans forcément posséder de structure dédiée au projet, est une véritable aventure. Votre entreprise doit mettre en place un ERP généraliste ou de choisir un ERP métier

Quels moyens avez-vous et quel périmètre fonctionnel souhaitez-vous couvrir ? 

Déterminez vos besoins et comparez les offres du marché.

Sachez que les solutions métier ont l’avantage d’être conçues pour répondre aux problématiques d’une structure légère qui n’a ni les ressources, ni le temps, ni un budget illimité à consacrer un projet informatique complexe mais qui a la nécessité d’accéder à  des fonctionnalités pour être réactive en temps, en heure et satisfaire ses clients.…Avec un premier périmètre fonctionnel réduit à ses stricts besoins. 

Un exemple concret. Avec le logiciel ERP, VIF ERP Starter, développé pour être en adéquation avec les enjeux des industries agroalimentaires, la traçabilité est intégrée, il est possible de  gérer facilement un plan de rappel ou bloquer des lots si nécessaire.

Le mode SaaS réduit le budget associé au projet ERP et reste très flexible, pas d’infrastructure complexe et lourde, pas de nouveaux serveurs, de problème de sauvegardes.

Déployer un ERP en mode SaaS est 2 fois plus rapide et cette solution a l’avantage d’être évolutive avec des options possibles. Dans le cas de VIF ERP Starter, par exemple, il est possible d’ajouter l’EDI pour converser avec la GMS,  la préparation avancée de commandes, le CRM mobile, le suivi atelier, le pilotage par tableaux de bord, 

 

Un logiciel ERP pour les PME

« Avant, mon progiciel couvrait les ventes et la facturation. Et cela me convenait parfaitement !
Oui mais voilà, ma PME connaît une croissance  importante et survient la nécessité de gérer plusieurs sites.  Dans le cas où ces différents sites sont capables d’expédier : comment optimiser mes expéditions pour répondre à mes volumes croissants et mes engagements clients ? « 

Autre cas de figure, votre entreprise  décroche un nouveau marché ou se positionne sur un nouveau canal de vente. Et la question se pose de réorganiser les flux : administration des ventes, achats, comptabilité, finance, logistique, faut-il les centraliser ou non ?

Qu’en est-il de la gestion des stocks ?

Vous êtes obligés de faire des retailles de commandes, du déclassement produit, vous constatez des ruptures ……Il y a clairement un manque à gagner qui peut coûter cher à votre PME.

Se doter d’un système d’information unique avec des données fiables et sécurisées est souvent l’occasion pour une PME de se poser des questions sur l’utilité de garder ou de faire évoluer un process, d’en créer de nouveau pour améliorer ses performances, de faire un point sur ses rebuts, son niveau de stock, son niveau de qualité…

Un logiciel ERP va aider votre entreprise PME à se structurer davantage.
Vous allez actualiser et partager les processus métiers.
Donner la possibilité à vos collaborateurs de disposer de la bonne information ou du bon indicateur au bon moment, de pouvoir l’enrichir, en temps réel, sans ressaisie inutile.

Enfin, sachez qu’investir dans un ERP est un moyen de booster votre entreprise, de la rendre plus réactive et plus performante, mais aussi de la rendre plus attractive. Notamment, si vous revendez un jour votre entreprise, vous aurez valorisé votre capital immatériel.

Comment piloter un projet ERP ?

Mettre en place un logiciel ERP est un projet stratégique pour l’entreprise.

#1 Définissez les objectifs de votre projet d’ERP en les priorisant (3 à 4 objectifs maximum)

Qu’attendez-vous d’un système de gestion intégré ?
Voici une liste de questions (non exhaustive) pour les déterminer plus facilement :
Connaissez-vous les articles ou les gammes de produits sur lesquels vous dégagez le plus de marge ?

  • Etes-vous en mesure d’identifier les clients les plus satisfaits ou “à potentiel” ?
  • Etes-vous amenés à faire régulièrement du dégagement ou de la retaille de commande ?
  • Avez-vous des ruptures en approvisionnement ?
  • Etes vous satisfaits de votre taux de service client?
  • Etes vous confiant sur la qualité de vos produits ?

#2 Constituez une équipe projet

Un tel projet est porté par la direction, est piloté par un chef de projet et relayé par des ambassadeurs issus de chaque service ou processus clé.

 

# 3 Focusez sur les process et activités les plus représentatifs de la société

C’est cette équipe projet qui va travailler sur le maquettage avec l’éditeur de logiciels retenu en s’appuyant sur des key users et les process les plus représentatifs de la société.
Inutile de vous éparpiller !

Accompagnement et formation, l’éditeur se doit d’être à vos côtés de A à Z. Après la réalisation de tests unitaires puis des tests de masse, le démarrage peut commencer.

Attention, pensez à une dernière étape : le bilan. Qui permet de faire le point, d’ajuster et d’aller plus loin si nécessaire.