Pourquoi et comment changer d’ERP ?

Pourquoi vouloir s’informatiser avec un logiciel ERP ?

Plusieurs facteurs peuvent amener un industriel à vouloir changer pour un logiciel ERP.

Accélération du développement commercial de son entreprise

Premier élément déclencheur, l’accélération du développement commercial de son entreprise : s’ouvrir à de nouveaux marchés, comme le bio, ou à la GMS; ou choisir d’exporter ses produits en respectant de nouvelles normes IFS, IRC (BRC?).
Dans la plupart des cas, les demandes d’échange EDI, d’abord réalisées manuellement, impliquent au fur et à mesure de l’augmentation des volumes, une gestion de plus en plus fastidieuse. La saisie des données, s’effectuant GMS par GMS, sur de multiples portails ou en web EDI, multiplie le risque d’erreurs potentielles, avec à la clé, de graves conséquences, comme des pénalités de la part de la GMS, voire une perte d’image et/ou de marché.
La solution ? Informatiser ses échanges avec un logiciel ERP.

Recherche d’une traçabilité plus efficace

Deuxième problématique, l’obtention d’un label qualité ou la recherche d’une traçabilité plus efficace. Car il s’agit moins du respect réglementaire, déjà atteint, que du besoin de gagner en précision, d’être en capacité de réaliser un exercice de traçabilité facilement et rapidement. Nous avons souvent eu le retour d’audits menés successivement et, au final, toujours insatisfaisants de part l’inertie engendrée par la montagne de papiers à examiner et à traiter. Il est vrai que souvent, les premiers investissements sur la partie ERP sont la prise de commande, la facturation et la comptabilité. La partie production et traçabilité reste exécutée sur excel et sur des systèmes papier pas toujours structurés pour être en phase avec la réactivité nécessaire au lancement d’un plan de rappel !

Logiciel vieillissant

Enfin, il peut s’agir de remplacer un logiciel vieillissant, de moins en moins en phase avec les besoins de l’entreprise. Pour rester compétitif, il faut évoluer, et faire évoluer ses outils pour mieux maîtriser sa croissance.

Changer ou se doter d’un logiciel ERP : par où commencer ?

Avant de chercher un logiciel ERP, mieux vaut poser de solides jalons.

Impliquer les utilisateurs, les responsables de chaque service, afin d’identifier les objectifs attendus avec ce changement d’outil. Fiabilisation et automatisation des process, suppression des multiples saisies et ressaisies…L’expression des besoins est la base. Avec ou sans cabinet conseil pour vous aider à rédiger un cahier des charges, recueillir les besoins est primordial pour pouvoir, ensuite, phaser son projet. Attention à bien différencier l’expression d’un besoin et la façon dont vous souhaitez travailler.

Préciser les objectifs. Attention aux objectifs très larges : améliorer son process c’est bien, mais pas assez précis.
Des objectifs mesurables, c’est mieux :  automatiser pour gagner du temps, sécuriser les flux avec la GMS, être en mesure de faire un exercice de rappel en moins de cinq minutes, suivre très précisément en temps réel son activité commerciale, etc.

Phaser le projet dans le temps et lui donner une cadence est un gage de réussite au déploiement du projet.
Distinguer l’indispensable du secondaire lors d’un changement de logiciel ERP est essentiel afin de prioriser les vrais sujets.

La mise en place d’un logiciel ERP demande du temps et un investissement humain, en externe comme en interne, il faut en avoir conscience et mobiliser ses troupes. Il s’agit de bien accompagner cette conduite du changement à tous les niveaux.

Logiciel ERP : attention au cahier des charges, lettre au père noël

Attention donc aux cahiers des charges conséquents et listes de questions parfois dissociées.

Décrivez vos process et insistez sur les points de douleurs à résoudre plutôt que la manière dont vous souhaitez les régler, car dans la majorité des cas, vos demandes, comme vos process vont évoluer. Le fait que la solution logicielle puisse répondre à 80% des besoins essentiels est un cap important. La mise en place d’un logiciel ERP apportant des éléments structurants, les 20% des points restants seront bien sûr traités par la suite mais le plus souvent, sous un autre angle !

C’est pourquoi nous estimons qu’il est important, et c’est notre mode de fonctionnement, que la phase d’analyse qui met en évidence les écarts, soit suivie d’une phase de maquettage, en adéquation avec vos besoins prioritaires. Le résultat est ainsi plus concret, ce qui facilite la projection et l’appropriation de l’outil logiciel.

A l’image de la conduite accompagnée, l’idée est de vous mettre directement au volant de la voiture en étant à vos côtés afin de développer une autonomie et une maîtrise rapides de la solution.

Un logiciel ERP doit faciliter la gestion des processus clés et restituer des indicateurs fiables. Et sur ces domaines, il faut qu’il soit particulièrement efficace !

Logiciel ERP généraliste ou logiciel ERP métier ?

90% de votre besoin est intégré dans un logiciel ERP métier. A partir du moment où le logiciel ERP est généraliste, l’éditeur n’aura pas forcément en tête les particularités de chaque secteur industriel.

Il faudra donc les lui expliquer, car même si il en a déjà rencontrées, c’est certainement de façon moins fréquente qu’un éditeur métier. Le fait de bien connaître les contraintes des métiers de l’agroalimentaire comme celles des industries de process proches, est un gain de temps considérable.

Cependant, nul n’ayant la science infuse, nous avons noté que ce qui change d’une activité industrielle à une autre, c’est moins les process de gestion commerciales, plus généralistes, que les process industriels propres à chacun. Votre entreprise ayant un existant et un savoir-faire qui lui appartient, le mieux est de sélectionner des points qui vous semblent représentatifs et de demander à l’éditeur de les associer à sa démonstration. Cela peut être intéressant et rassurant pour tout le monde.