Gestion des stocks, traçabilité avec un ERP : le cas des Banques Alimentaires

La FFBA (Fédération française des Banques alimentaires) s’appuie sur un ERP robuste pour gérer de manière optimisée les stocks de denrées et fiabiliser la traçabilité. Le réseau des Banques Alimentaires, présent sur tout le territoire métropolitain, aux Antilles et à la Réunion, continue d’assurer une distribution aux personnes en précarité alimentaire, plus solidaire que jamais pendant la crise engendrée par le COVID-19.

Aliments secs ou frais à collecter, stocker, palletiser

Si la situation que nous connaissons est exceptionnelle, à plus d’un titre, le défi relevé par les bénévoles de la Fédération est quotidien depuis de nombreuses années.

Et le challenge est grand. Distribuer plus de 226 millions de repas aux personnes les plus démunies est la mission des nombreux bénévoles des Banques Alimentaires françaises au travers de 5 400 associations et CCAS partenaires.

Il s’agit de collecter des produits alimentaires secs ou frais auprès des fournisseurs publics et privés (les industries alimentaires, la grande distribution, les donateurs, les producteurs, les particuliers, l’Union européenne et l’Etat) de les réceptionner, de les trier et de les stocker.

La journée des bénévoles du réseau ne s’arrête pas là. Il leur faut ensuite répartir ces denrées et préparer les palettes de produits pour les associations destinataires, comme par exemple La Croix-Rouge Française ou la Société Saint Vincent de Paul.

Assurer une gestion des stocks et fiabiliser la traçabilité

C’est pour gérer de manière optimisée les stocks de denrées fournies, les entrées et les sorties d’entrepôt et bien sûr la traçabilité, que la FFBA (Fédération française des Banques alimentaires) avait besoin d’un ERP fiable et pérenne dans le temps. Avec un besoin quotidien : se connecter simultanément, tous les jours, toute l’année aux 79 sites et 29 antennes du réseau.

La Fédération Française des Banques Alimentaires n’est pas un client comme les autres.

En premier lieu, son enjeu principal n’est pas de vendre les produits, de répondre à des bons commande en émettant des factures. La solution de gestion n’est pas utilisée ici pour organiser le stockage de ses produits afin de minimiser les coûts et optimiser la trésorerie de son entreprise.

Il s’agit pour la FFBA de répartir les produits en fonction des besoins recensés sur tout le territoire métropolitain et outre-mer, préparer des commandes et contrôler les stocks en assurant une traçabilité essentielle. Autre particularité, à rappeler, la majorité des utilisateurs de ce système de gestion sont des bénévoles.

La vigilance et la rigueur sont strictement les mêmes que l’on retrouve dans l’industrie agroalimentaire. Les Banques Alimentaires suivent des procédures recensés dans le GBPH (Guide de Bonnes Pratiques d’hygiène) et validées par la Direction Générale de l’Alimentation.
Précurseurs dans ce domaine, le réseau des Banques Alimentaires forment chaque année plusieurs milliers de bénévoles à ces bonnes pratiques dans son réseau et dans les associations et CCAS partenaires.

Notre ERP choisi pour couvrir les besoins de gestion de stocks

Notre ERP a été choisi en 2013 pour couvrir les besoins de gestion de stocks, en traçabilité et bons de livraison sur tous les sites.

Le déploiement de l’ERP a été adapté à l’originalité de l’activité et au profil des utilisateurs. L’hébergement est basé chez Sigma. C’est notre client qui a, à ce jour, le plus de sites, 79, en connexions simultanées. L’ERP a d’ailleurs la particularité de s’interfacer avec le logiciel qui communique avec les différentes associations bénéficiaires.

Une nouvelle version de l’ERP vient d’être installée afin de pérenniser le système pour les années à venir. Nous soutenons l’action bénévole des équipes impliquées en interne, seules les journées travaillées sont facturées au prix de revient, une manière naturelle (les actions plutôt que la communication) de tenir notre engagement RSE auprès de cette association.

“Le bilan de la montée de version est très positif, salué par les différentes Banques Alimentaires. Les quelques incidents rencontrés ont été traités au fur et à mesure avec vos équipes VIF qui ont fait preuve d’une grande réactivité et d’une grande diligence. Je sais que le réseau des Banques Alimentaires est un client complexe, animé en majorité par des bénévoles, concentré sur sa mission première, la lutte contre la précarité et peu rompu aux projets IT ! Aussi le succès de ce projet de 15 mois est largement dû à vos collaborateurs de VIF. Ils ont toujours fait preuve de beaucoup de compétence, professionnalisme,  gentillesse et  disponibilité.”

précise Yves Soubigou, Responsable bénévole du système d’information
à la Fédération Française des Banques Alimentaires.

Cette collaboration a été constructive et bien pilotée des deux côtés.

Peut-être aussi pour signifier, en particulier aujourd’hui, que nous sommes toujours plus forts à plusieurs. Ensemble, on va toujours plus loin, quelque soit le contexte que nous vivons.