Informatiser sa traçabilité avec un logiciel ERP
Rencontre avec Nicolas Jiori, responsable site Terre et Mer Production
Des matières premières de choix, une démarche clean label, un respect du goût et des traditions culinaires méridionales, une volonté d’innover…Le groupe Olives&Co, c’est trois sites production en France, une plateforme logistique, une activité de négoce de produits 100% italiens et un chiffre d’affaires de 52 millions d’euros en 2019. Le groupe a lancé un projet d’informatisation de ses sites.
Rencontre avec Nicolas Jiori, responsable site Terre et Mer Production, entité issue de la fusion des marques Maison Raymond et Marie-Amélie, avec deux unités basées à Frontignan pour les soupes de poisson et soupes de légumes et à Nîmes pour sa gamme tartinables et tapenades.
Quel facteur a déclenché l’informatisation de votre traçabilité ?
Terre et Mer Production a connu une croissance rapide, passant de 3,8 millions de chiffres d’affaires en 2016 à 10 millions en 2020.
Cette croissance rapide a mis en évidence les limites de notre logiciel ERP en place, peu adapté à notre métier industriel. Puisqu’il ne gérait pas, par exemple, comme peut le faire un logiciel métier, les numéros de lots ou les notions de DLC. Nous étions tributaires d’une traçabilité papier qui rendait les tests de traçabilité fastidieux et contraignants. Pour éviter les impaires, nous devions reprendre un par un tous les documents de nos productions, jusqu’à arriver au montant total de ce que nous avions reçu afin d’être sûrs d’avoir tout écoulé.
« L’informatisation de notre système avec votre logiciel ERP a accompagné notre croissance et nous a aidé à franchir un cap. »
6 règles d’or pour mettre en place ou changer sereinement d’ERP
Dysfonctionnements ou manques, vos outils actuels vous amènent à vouloir changer de logiciel ou à vous équiper d’une solution ERP… Découvrez les 6 règles d’or pour conduire ce changement avec le plus de sérénité possible.
Cartographie des flux
Le projet était porté par les trois établissements du groupe, une mise en place informatique multi sites. Un chantier important pour s’assurer que tous ces flux fonctionnent en termes de traçabilité et de comptabilité.
Nous avons cartographié nos flux, car chaque entreprise a ses particularités, afin de bien définir nos besoins et mettre en place en face de ces échanges les solutions les plus adaptées.
Mobilisation des Hommes
Nous avons impliqué en nombre les collaborateurs dans le projet, par secteurs d’activité et par services : trois sites de production, trois interlocuteurs pour chaque spécialité/chaque poste, ce qui nous permettait de comparer nos problématiques et d’être polyvalent.
Et nous avons eu raison ! Car nous sommes parfaitement autonomes aujourd’hui, en cas d’absence ou de départ…
Période de test avec doublon
Nous avons fait tourner l’usine à 100% pendant 2 mois. Le premier mois, les chefs de service devaient saisir les informations de traçabilité nous permettant d’éliminer au fur et à mesure les éventuels dysfonctionnements. Finalement au bout de quelques semaines 90% des points avaient été traités. Le second mois, une fois le matériel en place, c’est l’opérateur sur ligne qui faisait ses déclarations en doublon au fil de sa journée, nous laissant un mois complet pour former et préparer les équipes. Le jour de la bascule nous n’avons eu aucun souci, cela a été transparent pour les opérateurs. Nous étions rodés. Cette manière de faire nous a permis de mettre les équipes en confiance.
Le choix de matériel
Un projet ERP est stratégique pour une entreprise. Nous pouvons être tentés de réduire les coûts au maximum sur certains postes. Pour ma part, je pense que l’économie du matériel est une mauvaise idée. Nous avons investi dans des tablettes digitales plutôt que dans des postes tactiles pour être mobile, car lorsque vous devez noter sur un bout de papier des infos de traçabilité pour aller voir plus loin dans l’entrepôt si c’est le bon lot et revenir jusqu’à votre écran fixe…cela reste complexe et sources d’erreurs… dommage, puisque nous sommes équipés d’un outil qui nous fait gagner en fiabilité !
Quels gains avez-vous constatés ?
Un gain en fiabilité
Avant tout était papier, nous cherchions une matière première sur des liasses de papier, nous n’avions pas les informations d’un FIFO ou autres. Aujourd’hui, sur l’écran de notre logiciel ERP nous voyons immédiatement les lots disponibles, ceux que nous devons consommer, ce qui permet d’optimiser les stocks et d’éviter de se retrouver avec un fond de lot périmé…une économie car auparavant cela nous arrivait de devoir les détruire.
« Grâce à votre logiciel ERP, depuis mon domicile, j’ai pu sortir la traçabilité du lot incriminé en quinze minutes, apportant immédiatement une réponse à ma cliente »
Gain au niveau de la préparation de commandes et de la gestion des entrepôts
Grâce à la gestion des emplacements nous avons assuré la traçabilité en saison haute en optimisant nos ressources, avec moins de charge mentale et avec une augmentation de la productivité de 25 %.
Nous avons fait l’expérience d’un rappel produit. Mon téléphone d’astreinte a sonné le 26 décembre pour un rappel. Sans outil informatique, j’aurai dû retourner à l’usine pour reprendre les dossiers de traçabilité depuis trois ou quatre mois pour retrouver la traçabilité. Grâce à votre logiciel ERP, depuis mon domicile j’ai pu sortir la traçabilité du lot incriminé en quinze minutes, apportant immédiatement une réponse à ma cliente.
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