Comment établir un cahier des charges ERP ?

Le cahier des charges ERP, associe besoins métiers, possibilités fonctionnelles et techniques, c’est un véritable exercice de projection ! Voici 12 points clés qui vous aideront à rédiger un document de référence très utile pour sélectionner votre logiciel ERP .

1) Présentation de votre entreprise

Etayez votre présentation de chiffres : volume produits, nombre d’utilisateurs…

• Présentez votre entreprise : son CA, le nombre de collaborateurs, le secteur d’activité, les particularités métiers, les produits et références, l’organisation, les clients, le positionnement sur votre marché, la stratégie d’entreprise.
  
• Rappelez l’axe principal de votre projet en conclusion de cette partie.

2) Contexte et processus du projet ERP

Détaillez vos pratiques actuelles pour chaque processus, n’hésitez pas à schématiser vos flux. 

• Décrivez l’environnement opérationnel de votre entreprise et les défis auxquels elle est confrontée : amélioration de la performance opérationnelle, mise en place d’outils de pilotage, gestion et optimisation des stocks, etc.
  
• Donnez un aperçu des logiciels et matériels existants, en précisant, s’il y en a,  leurs limites.
  
• Indiquez les problématiques auxquelles vous faites face aujourd’hui et les points d’amélioration auxquels vous pensez.
  
• Détaillez vos contraintes de fonctionnement.

3) Mention et priorisation des objectifs du projet ERP

Pourquoi faire ? Précisez les objectifs que vous souhaitez atteindre (ex: améliorer le TRS de 5%, réduire les stocks de 30% …)

• Sécuriser la qualité et de la traçabilité
• Améliorer le TRS
• Réduire les stocks
• Optimiser les achats et la chaîne d’approvisionnements 
• Améliorer la rentabilité
• Développer de nouveaux marchés : nouveaux réseaux de distribution, ouverture à la GMS, etc.

4) Fonctionnalités requises de l’ERP

Au regard de vos particularités métier, distinguez bien ce qui est obligatoire pour le projet, à considérer comme optionnel et les petits plus souhaités… 

• Achats
• Réception en atelier
• Ventes
• CRM mobile pour les commerciaux
• Portail clients (saisie de commandes)
• Stocks
• Gestion d’entrepôt (WMS)
• Production
• Suivi de performance temps réel (TRS)
• Dématérialisation des contrôles sur lignes
• Planification
• Préparation de commandes
• Qualité
• Contrôles laboratoires
• Traçabilité
• Tableau de bord décisionnel

5) Préférence technique 

Indiquez votre préférence technique : serveur local ou mode hébergé (connexion ADSL, SDSL ou fibre)

6) Formation et support

Prévoyez de donner à vos équipes du temps de projet !

• Demandez une estimation des besoins en formation de vos équipes et précisez à quel organisme de formation vous êtes rattachés.
  
• Donnez des informations sur les ressources que vous pensez allouer au projet.
  
• Renseignez-vous sur la méthodologie de projet,  les supports techniques, l’accompagnement proposé par l’intégrateur de l’ERP et le suivi d’après projet : points réguliers, visite de proximité, etc.

7) Sécurité et confidentialité

Renseignez-vous sur les mécanismes de sécurité des données pour protéger les informations sensibles, la politique de confidentialité et de sauvegarde des données.

8) Budget et coûts d’un ERP

• Déterminez une enveloppe budgétaire globale.
  
• Précisez le nombre de postes, le type de matériel à connecter, le nombre de sites, l’équipe projet en interne pour estimer au mieux les coûts de mise en œuvre, de licence, de formation, de maintenance.

9) Échéancier du projet ERP

Gardez une marge de manœuvre, pensez agilité !

• Donnez une date de possibilité de début de projet pour vous et une date de mise en production souhaitée.
  
• Assurez-vous d’obtenir le détail des étapes clés et des différents jalons du projet.

10) Évaluation et sélection 

Appuyez-vous sur les critères ci-dessous et en complément, demandez une démonstration de l’outil et des références à contacter.

• Société : réputation et références de l’éditeur ou de l’éditeur-intégrateur, pérennité et stratégie, accompagnement.
• Logiciel : couverture fonctionnelle, évolutivité, ergonomie, facilité de prise en main.
• Solution technique : liberté de choix, serveur local, mode hébergé, cybersécurité.
• Projet : méthodologie projet, profil des consultants, suivi proposé.
• Support et maintenance : qualité de support, engagement de prise de compte, effectif dédié.
• Coût global : budget mise en place et budget récurrent (maintenance).

11) Gestion de projet ERP

• Nommez un chef de projet interne et une équipe dédiée.
• Allouez le temps nécessaire au projet à vos équipes.
• Précisez si vous avez l’habitude de mener ce type de projet et si oui, selon quelle méthodologie.
  Dans le cas contraire, le préciser permet d’identifier un besoin d’accompagnement sur ce point.
  

12) Livrables attendus

• La description de la solution.
• Un macro planning de déploiement.
• Une méthodologie de déploiement.
• Un budget.
   

Dans l’éventualité d’éléments bloquants : pensez à les signaler pour que votre intégrateur de solution vous propose une stratégie afin de lever ces freins.

Ce cahier des charges ERP va servir de document de référence tout au long du processus de sélection, de mise en œuvre et de suivi de projet. S’il initie un travail préparatoire avec vos équipes, il n’est pas figé et est susceptible d’évoluer au fil de l’eau. 
Bien rédigé, il sera une aide précieuse pour comparer, sur la base de critères identiques, les propositions de valeur des éditeurs et intégrateurs sollicités.

VIF a la particularité d’être à la fois éditeur et intégrateur de ses solutions logicielles. Nous apportons également nos compétences et savoir-faire métier. Nos logiciels ERP métier conçus pour les industries de process, ont des fonctionnalités avancées, qui peuvent être complétées par une ou plusieurs briques dédiées à la Supply Chain Planning et au Suivi de Production en Temps Réel. 

Ces articles peuvent vous intéresser

---