ERP, ce logiciel de gestion

Que signifie ERP ?

Enterprise Resource Planning (ERP) se traduit littéralement par la Planification des Ressources de l’Entreprise.

Son équivalent français, le Progiciel de Gestion Intégré (PGI) est moins populaire mais désigne le même outil informatique.

Qu’est-ce qu’un logiciel ERP ?

Un ERP est une solution logicielle qui, en centralisant tous les flux d’informations d’une entreprise, en facilite la gestion courante.

Il intègre généralement plusieurs modules comme la gestion des achats, la gestion des ventes, la gestion de production, la gestion des commandes, la gestion des stocks, la gestion commerciale, la comptabilité, la Business Intelligence, la traçabilité, le CRM mobile, la GPAO.

A quoi sert un logiciel ERP ?

Implanté au cœur du système d’information de l’entreprise, un logiciel ERP facilite les workflows internes à l’entreprise en fluidifiant et sécurisant la transmission d’information. Le risque d’erreur, comme les redondances de données sont évitées.

Votre entreprise optimise ses processus de gestion, améliore sa productivité et sa rentabilité.

L’évolution de l’ERP des années 80 à aujourd’hui

Dans les années 80, l’ERP contribue à structurer et unifier les environnements de travail. Les entreprises les plus informatisées, souvent des sociétés de taille conséquente, cherchent, alors, à faire converger et faire cohabiter toutes leurs données vers une base unique.

A partir des années 90, porté par la démocratisation de l’informatique et l’essor de l’internet, l’ERP prend ses marques au sein des PME et devient un facteur de développement de croissance.

Au début des années 2000, avec les prémices du cloud et du SaaS, le logiciel de gestion entame une nouvelle évolution pour devenir encore plus performant.

Aujourd’hui, les avancées technologiques, l’IoT (Internet des Objets), l’IA (Intelligence Artificielle) développent de nouveaux usages… et nourrissent toujours plus l’ERP en data.

TPE, PME, Groupe : toutes les entreprises concernées par un logiciel ERP ?

Pour gagner en efficience, oui !
Un outil ERP s’adresse à toutes les entreprises qui veulent sécuriser leur productivité tout en gagnant du temps.

CHOISIR SON ERP

Vous souhaitez investir dans un logiciel ERP. Mais vous ne savez pas par où commencer.
Voici quelques pistes de réflexion pour vous engager sereinement dans le projet d’acquisition d’un logiciel ERP. Anticipez vos besoins !

Comment choisir son logiciel ERP ?

Plusieurs critères sont à prendre en compte : 

• l’utilisabilité 
• la prise en main : la dimension intuitive et la démarche UX Design
• la centralisation et la sécurisation des données
• les organes d’aide à la décision
• l’évolutivité et l’agilité de la solution logicielle
• l’adéquation avec les besoins métiers

ERP généraliste ou ERP métier/ERP industriel : quelles différences ?

La principale différence est le point fort d’un ERP métier. Conçu pour les entreprises exerçant le même métier, l’ERP métier/industriel est éprouvé par celles-ci et évolue avec elles.

Il couvre l’ensemble des processus de gestion de l’entreprise et ses problématiques opérationnelles, comme la traçabilité, par exemple et il répond nativement aux évolutions de la filière industrielle et à ses contraintes réglementaires.

Comment évaluer ses besoins en matière de logiciel ERP ?

Tenez compte des spécificités de votre secteur : flux tendu, besoin d’équilibrage matière, métier d’assemblage et de désassemblage, fluctuation des matières premières, sécurité alimentaire, les canaux de ventes, les saisonnalités

Déterminez les objectifs du projet : fiabiliser la traçabilité, accompagner la croissance de votre entreprise, gagner en productivité, réduire ses stocks, fiabiliser ses expéditions, éviter les litiges, augmenter son taux de service client, gagner en rentabilité, réduire le temps de cycle total, faciliter la prise de décision, …

Précisez le nombre de sites concernés, les activités, le profil des utilisateurs (mobile, les postes administratifs, les opérateurs ou les postes atelier), les communications matériels et automates, l’équipe projet, le délai imparti, le budget prévu, le chiffre d’affaires réalisé.

Un ERP pour les TPE industrielles

Votre petite entreprise est en pleine évolution. Pour continuer à grandir peut-elle se passer d’un système de gestion intégré lorsqu’Excel ne suffit plus ?

Vous vendez, vous achetez, vous produisez. Vous avez besoin de maîtriser vos encours et d’être en conformité avec la réglementation. Un logiciel ERP devient indispensable pour votre TPE. 

Avoir recours à un logiciel de gestion comme VIF ERP Starter, par exemple, vous permet de gérer les achats/réceptions, les ventes, la production, la traçabilité et la qualité, l’étiquetage, les encours, les stocks.

Prise par le quotidien, votre TPE baigne dans l’opérationnel.
Passer du papier/crayon à une informatique en SAAS, sans forcément posséder de structure dédiée au projet, est une véritable aventure. Votre entreprise doit mettre en place un ERP généraliste ou de choisir un ERP métier. 

Quels moyens avez-vous et quel périmètre fonctionnel souhaitez-vous couvrir ? 

Déterminez vos besoins et comparez les offres du marché.

Sachez que les solutions métier ont l’avantage d’être conçues pour répondre aux problématiques d’une structure légère qui n’a ni les ressources, ni le temps, ni un budget illimité à consacrer un projet informatique complexe mais qui a la nécessité d’accéder à  des fonctionnalités pour être réactive en temps, en heure et satisfaire ses clients.…Avec un premier périmètre fonctionnel réduit à ses stricts besoins. 

Un exemple concret. Avec le logiciel ERP, VIF ERP Starter, développé pour être en adéquation avec les enjeux des industries agroalimentaires, la traçabilité est intégrée, il est possible de  gérer facilement un plan de rappel ou bloquer des lots si nécessaire.

Le mode SaaS réduit le budget associé au projet ERP et reste très flexible, pas d’infrastructure complexe et lourde, pas de nouveaux serveurs, de problème de sauvegardes.

Déployer un ERP en mode SaaS est 2 fois plus rapide et cette solution a l’avantage d’être évolutive avec des options possibles. Dans le cas de VIF ERP Starter, par exemple, il est possible d’ajouter l’EDI pour converser avec la GMS,  la préparation avancée de commandes, le CRM mobile, le suivi atelier, le pilotage par tableaux de bord, 

Un ERP pour les PME industrielles

« Avant, mon progiciel couvrait les ventes et la facturation. Et cela me convenait parfaitement !
Oui mais voilà, ma PME connaît une croissance  importante et survient la nécessité de gérer plusieurs sites.  Dans le cas où ces différents sites sont capables d’expédier : comment optimiser mes expéditions pour répondre à mes volumes croissants et mes engagements clients ? « 

Autre cas de figure, votre entreprise  décroche un nouveau marché ou se positionne sur un nouveau canal de vente. Et la question se pose de réorganiser les flux : administration des ventes, achats, comptabilité, finance, logistique, faut-il les centraliser ou non ?

Un ERP pour les ETI industrielles

Restez compétitifs et développez vos marchés en France et/ou à l’international :

• le nombre de vos références produits a beaucoup augmenté ?
  
• vous avez développé de nouveaux canaux de ventes ? Site internet, magasins spécialisés…
  
• votre organisation a changé pour devenir multi-métiers, multi-sites de production, stockage et distribution…
  

Avec VIF ERP Advanced, pilotez l’ensemble de votre activité en bénéficiant de la dimension décisionnelle et opérationnelle multi-métiers, multi-sites, multilingues de notre ERP et de ses fonctionnalités avancées qui font référence, notamment dans le monde de l’agroalimentaire.

Comment piloter un projet ERP ?

Mettre en place un logiciel ERP est un projet stratégique pour l’entreprise.

#1 Définissez les objectifs de votre projet d’ERP en les priorisant (3 à 4 objectifs maximum)

Qu’attendez-vous d’un système de gestion intégré ?
Voici une liste de questions (non exhaustive) pour les déterminer plus facilement :
Connaissez-vous les articles ou les gammes de produits sur lesquels vous dégagez le plus de marge ?

• Etes-vous en mesure d’identifier les clients les plus satisfaits ou “à potentiel” ?
• Etes-vous amenés à faire régulièrement du dégagement ou de la retaille de commande ?
• Avez-vous des ruptures en approvisionnement ?
• Etes vous satisfaits de votre taux de service client?
• Etes vous confiant sur la qualité de vos produits ?

#2 Constituez une équipe projet

Un tel projet est porté par la direction, est piloté par un chef de projet et relayé par des ambassadeurs issus de chaque service ou processus clé.

# 3 Focusez sur les process et activités les plus représentatifs de la société

C’est cette équipe projet qui va travailler sur le maquettage avec l’éditeur de logiciels retenu en s’appuyant sur des key users et les process les plus représentatifs de la société.
Inutile de vous éparpiller !

Accompagnement et formation, l’éditeur se doit d’être à vos côtés de A à Z. Après la réalisation de tests unitaires puis des tests de masse, le démarrage peut commencer.

Attention, pensez à une dernière étape : le bilan. Qui permet de faire le point, d’ajuster et d’aller plus loin si nécessaire.

METTRE EN PLACE UN ERP

Ne vivez pas la mise en production de votre logiciel ERP comme un choc au risque de déstabiliser votre entreprise. La mise en place d’un ERP induit une nécessaire structuration des process. Voici quelques conseils pour bien piloter votre projet ERP.

Comment déployer sereinement un logiciel ERP ?

Ayez en tête 6 étapes essentielles :

1. Phase d’études et de cadrage 
2. Paramétrage
3. Phase de test
4. Formation des équipes
5. Tests de masse
6. Bascule et contrôle

Quel est le ROI d’un logiciel ERP ?

Le ROI se définit au préalable, avant même d’avoir choisi un logiciel ERP.
Il est important de le valider en phase de démarrage de l’ERP et de le mesurer tout au long du processus.

Qu’est-ce qu’un logiciel ERP en mode SaaS ?

Un accès internet, quelques paramétrages et le logiciel ERP est opérationnel.

Un ERP déployé en SaaS cumule les avantages.
À commencer par son coût maîtrisé. En effet, un ERP en Software as a Service (SaaS) est hébergé sur le cloud, il n’est donc pas nécessaire d’investir dans une infrastructure coûteuse. Le prestataire retenu se charge de tous les aspects techniques.
La mise à jour du logiciel est simplifiée : la scalabilité offre des garanties d’évolutivité simultanée à toute l’entreprise et ses différents sites si elle se développe à l’international.
En technologie SaaS, l’ERP est accessible en mobilité, sans contrainte, en mode multi-sites pour une meilleure appropriation des équipes, partout et à tout moment.

PERFORMER AVEC UN ERP

Votre ERP va être le pilier de la transformation digitale de votre industrie.
Le socle idéal pour maîtriser vos processus et vos données. Voici quelques pistes pour vous faire une idée.

Le logiciel ERP de l’industrie 4.0 : qu’est-ce que c’est ?

Au sein de la Smart factory, la production est interconnectée. Logiciels, applications, équipements, robots industriels et équipes échangent automatiquement des informations.
L’usine intelligente est capable de s’adapter et d’apprendre de ses données en temps réel pour gagner en réactivité et en proactivité dans la gestion de ses processus.
Un exemple concret ? Anticiper les temps d’arrêt opérationnels permet de les éviter.

Un ERP interagit avec les différents systèmes et l’outil de production de l’entreprise.

Il contribue à mettre en oeuvre, fluidifier et faire évoluer des processus collaborateurs, centralise les données de l’entreprise, donne la possibilité de disposer rapidement des informations, aide à la décision, permet d’interagir avec son écosystème (fournisseur, client, prospect, …) de mesurer la performance de l’entreprise, et d’identifier les axes d’amélioration.

Préparation de commandes connectée et augmentée

Nous avons développé une solution de préparation de commandes 100% tactile et mobile.

Ses fonctionnalités permettent d’organiser et de superviser en temps réel les activités de/d’ :

• picking,
• préparation,
• réapprovisionnement,
• palettisation,

Cet outil de préparation de commandes est compatible avec un wearable industriel comme le gant Proglove.

Comment bien utiliser son logiciel ERP ?

Une fois votre ERP opérationnel, il est toujours judicieux de revenir après quelques mois pour faire le point.

La question est : utilisez-vous toutes les capacités de votre outil ERP ?

Soit votre process a changé soit le produit vous ouvre, vous offre plus de possibilités.
Vous bénéficiez d’évolutions, comment pouvez-vous les exploiter au mieux ?
Quels avantages peuvent ils vous apporter, certaines pouvant s’avérer très utiles pour vous simplifier le quotidien.

Par exemple, parmi les nouveautés VIF ERP, une fonctionnalité vous permet de réutiliser le code barre fournisseur EAN, vous dispensant de réaliser un nouvel étiquetage.

Une autre fonctionnalité vous donne la possibilité de simuler vos coûts logistiques de très près. Vous pouvez les optimiser en rejouant une période et en comparant les tarifs des différents transporteurs.

N’hésitez pas à solliciter votre éditeur.

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