Automatiser le traitement des factures fournisseurs dans l’ERP

Sujet(s) :
Enjeux IAA,  ERP
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Le traitement des factures fournisseurs a un coût administratif non négligeable.

La mise en place de stratégies tournées vers le zéro-stock et le multi-sourcing augmente le nombre de commandes d’approvisionnement et donc le nombre de factures à traiter. Les nouvelles technologies de reconnaissance (LAD / RAD) et la standardisation des Echanges de Données Informatisées (EDI) entre professionnels permettent, à des PME, l’accès à la numérisation et à la dématérialisation des factures fournisseurs.

Une fois cette étape réalisée, l’intégration et le contrôle facture sont automatiques dans le module Gestion Commerciale de VIF ERP. Selon les données importées, notre logiciel ERP regroupe les réceptions concernées et déclenche un ensemble de contrôles permettant de détecter les écarts éventuels. Dans la majorité des cas, la facture du fournisseur est conforme.

Elle est alors envoyée directement en comptabilité avec le bon à payer validé. Dans le cas où le logiciel ERP détecte des écarts, une non-conformité est déclenchée, et s’insère dans son workflow de validation. La facture est envoyée en comptabilité sans le bon à payer.

Ce système permet au service comptable d’être à jour dans l’enregistrement de ses actes, tout en évitant le syndrome de la facture d’achat perdue dans le fond d’un tiroir, ou de la facture payée à tort.

La création d’une non-conformité déclenche un plan d’action en fonction de la nature de l’écart (écart de prix, de quantité ou de qualité), de la catégorie fournisseur (matière première, emballage…) et de la catégorie article (produit frais).

Ce plan d’action est un workflow de validation qui commence par l’envoi d’un mail aux personnes devant se prononcer sur l’écart (acheteur, approvisionneur, service qualité).

Suite à la levée de toutes les non-conformités (par acceptation ou réception d’un avoir), le bon à payer est envoyé en comptabilité. Des indicateurs permettent de suivre l’avancée des non-conformités et des bons à payer.

Plusieurs clients utilisent déjà ces fonctionnalités avancées de VIF ERP et témoignent d’un retour d’investissement rapide. Les tâches de saisie et de relance interne, à faible valeur ajoutée, sont supprimées au profit d’actions d’analyses et d’améliorations continues.

Cette fonctionnalité est également disponible sur VIF ERP STARTER et  VIF ERP ADVANCED.

Amaury RICHARD