Comment gérer une pénurie ?
A l’approche des fêtes de fin d’année les producteurs d’huîtres annonçaient une baisse de 30%, une situation due à des conditions météorologiques peu favorables. Et donc un risque de pénurie.
Peut-on éviter ce risque ? Et, si non, comment peut-on le gérer ?
Existe-il une différence entre pénurie et rupture ?
Parle-t-on de pénurie ou de rupture ?
Un déséquilibre offre / demande va induire une pénurie.
Il existe plusieurs cas de figure.
- L’offre est plus faible structurellement lorsque, le bassin de production est insuffisant (AOP) ou suite à une augmentation saisonnière de la demande. Le foie gras, par exemple, produit festif par excellence, va davantage être en pénurie à Noël.
- L’offre est ponctuellement plus faible si elle est impactée par un changement de réglementation (poules pondeuses en 2012), une crise sanitaire (canard en France en 2017), un embargo, ou encore, pour nos huîtres, cette année, de mauvaises conditions météorologiques.
- La demande peut s’accroître trop rapidement, phénomène que nous avons vécu, à l’échelle mondiale, dans le cas du beurre en 2017.
Une rupture de stock est la conséquence d’une pénurie.
Préserver votre taux de service
Il s’agit de l’une de vos préoccupations majeures : servir au mieux vos clients et avoir le meilleur taux de service possible.
Une rupture de commande peut en effet coûter cher :
- d’une part votre client est insatisfait,
- d’autre part votre réputation est compromise, en particulier si le fait se répète,
- vous perdez du CA,
- et vous devez vous acquitter de pénalités dans le cas de contrats passés avec les GMS.
Le coût de la rupture peut être salé.
Comment éviter la pénurie ? Comment éviter les ruptures de stocks ?
Les outils de Supply Chain Planning sont les mieux placés pour anticiper et réduire votre volume de pénurie. En estimant mieux ce que vous allez vendre grâce à la prévision des ventes et des promotions, puis en mettant mieux en adéquation la demande avec l’offre industrielle (plans de charge, plans d’approvisionnement) à long terme avec le S&OP d’abord puis à moyen terme avec le PDP/CBN.
Pour autant, si la pénurie se déclare sur du court terme, il faut utiliser d’autres outils pour minimiser l’impact des ruptures de stock pour votre entreprise.
Convaincre sa direction de l’intérêt d’un projet Supply Chain
3 situations de gestion de rupture de stock
En tant qu’industriel du secteur agroalimentaire vous pouvez faire face à :
Une rupture de stock subie
Vous vous apercevez au moment de la préparation de commande que la quantité commandée n’est pas en stock. Il n’y a pas de pilotage d’arbitrage commercial.
Une rupture de stock arbitrée
Votre stock vendable est proche de vos prévisions de vente. Vous surveillez votre portefeuille de commandes. Vous arbitrez commercialement les quantités à servir pour chaque client par rapport à votre stock, avant que les commandes soient envoyées en préparation de commande.
Une rupture de stock avec anticipation de l’arbitrage
Vous connaissez votre stock vendable en amont des commandes. Vous vous organisez en anticipant la quantité vendable par client.
Des fonctionnalités pour gérer une pénurie court terme
VIF ERP, couplé au module gestion commerciale, permet de faire face à une pénurie court terme et minimise l’impact des ruptures de stock grâce à plusieurs fonctionnalités :
La mise en place des quotas
Lorsque vous connaissez en amont votre stock vendable, vous pouvez définir pour un article la quantité vendable par client ou le regroupement client à une date donnée.
La rupture est automatisée selon vos choix.
La mise en surveillance des commandes
Vous temporisez la descente des commandes contenant des articles à surveiller avant qu’elles descendent en préparation pour un arbitrage ultérieur.
La retaille des commandes
Vous visualisez l’ensemble des commandes concernant le même article et vous arbitrez commercialement la quantité que vous allez servir pour chacun des clients.
Cette quantité retaillée est envoyée à la préparation de commande. La quantité commandée est conservée pour calculer le taux de service et alimenter les algorithmes des prévisions de vente.
Vous pilotez commercialement vos ruptures de stocks.
Le contrôle des stocks en prise de commande
Vous pouvez vérifier à chaque commande s’il existe du stock disponible. Vous pouvez informer votre client et lui proposer un autre produit.
Le lancement des préparations de commande
Vous visualisez l’ensemble des commandes à préparer et en fonction du stock, vous lancez uniquement les quantités préparables. Vous optimisez le travail du préparateur.
L’émission des bons de rupture
Vous anticipez, et émettez un bon de rupture, afin que votre client puisse réagir au plus vite. Ce fonctionnement est particulièrement utilisé pour les produits frais lorsque la commandes du jour est passée avant la livraison de la commande de la veille.
La rupture, n’est pas uniquement due à une pénurie. Dernièrement, le mouvement des gilets jaunes a impacté beaucoup de nos clients industriels.
Un conseil ?
Communiquez sans hésiter avec vos clients et informez-les le plus vite possible de la situation afin de préserver une relation de confiance dans la durée.
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Auteur de l’article
Amaury RICHARD
CHEF DE PRODUIT GESTION COMMERCIALE
J’aime construire avec les industriels de l’agro comme avec ma famille lorsuqe je rénove ma longère. Constituer des bases solides et penser expérience utilisateur, voilà le secret.