Facturation électronique : comprendre la réforme et bien s’y préparer

Quels sont les objectifs de la facturation électronique ?

L’un des premiers objectifs de la facturation électronique est de lutter contre la fraude fiscale. L’Etat souhaite également soutenir la compétitivité des entreprises. En effet, diminuer la charge administrative de création d’envoi et de traitement des factures au format papier, réduit les coûts de traitement administratif en sécurisant les échanges commerciaux. Le gain estimé par le Ministère de l’Economie et des Finances est de l’ordre de 4,5 milliards par an au niveau national. 

Alors que 79 % des TPE-PME ont entendu parler de la réforme de la facture électronique, 74 % pensent qu’une facture électronique, autrement nommée e-invoicing est une facture envoyée par mail.
66 % pensent qu’il s’agit d’une facture envoyée au format PDF, comme le révèle un sondage CSA communiqué pendant la journée de la facturation le 14 mars dernier.

C’est en partie vrai aujourd’hui, mais cela sera inexact demain.

Avec la réforme, une facture électronique est créée nativement depuis le SI de l’émetteur en respectant un modèle sémantique commun. Elle est échangée de façon totalement sécurisée et tracée en étant 100% dématérialisée.

Doit-on parler de dématérialisation de facture ou de facturation électronique ?

La dématérialisation de factures est souvent évoquée pour son bilan carbone positif. En diminuant l’usage du papier dans les entreprises, la facture dématérialisée s’impose comme un modèle vertueux et durable.

Mais en matière de dématérialisation des factures, il y a des nuances à connaître. 

Ne confondez pas facture numérisée et facture électronique car elles n’ont, tout simplement, pas la même valeur légale. 

En effet, si la première est envoyée et stockée numériquement, en cas de contrôle, elle doit être présentée avec son homologue papier. 

La facture électronique induit une dématérialisation de l’ensemble du processus de facturation, de la création, à l’archivage en passant par l’envoi en garantissant l’authenticité de l’émetteur, l’intégrité et la lisibilité de la facture conformément à l’article 289 du Code Général des Impôts (CGI). Seule la facture électronique relevant de la dématérialisation fiscale est garantie conforme à la législation.

Donc, bien qu’il s’agisse de dématérialisation ou de digitalisation de la facturation où l’on s’affranchit du papier, il est plus exact de parler de facturation électronique.

Facturation électronique : quel processus et quels acteurs ?  

Chaque entreprise devra choisir un interlocuteur parmi trois typologies d’acteurs en capacité de gérer les formats de factures requis et leurs données.

Le Portail Public de Facturation (PPF) 

Le PPF reprend les fonctionnalités du portail Chorus Pro déjà en place pour les transactions entre des entreprises et les donneurs d’ordre public. Chaque entreprise a l’obligation de déposer sur le PPF, ses factures, le statut de cycle de vie et ses e-reporting, via un Opérateur de Dématérialisation ou une Plateforme de Dématérialisation partenaires. Les données reçues par cette plateforme publique sont contrôlées et transmises à la Direction des Finances publiques (DGFIP).

Par défaut, toutes les entreprises sont inscrites sur ce portail public avec mention de leur SIREN. Il est possible de demander une mise à jour en indiquant la Plateforme de Dématérialisation (PDP) choisie. 

Les Opérateurs de Dématérialisation (OD) 

Prestataires de service, ces plateformes privées envoient ou récupèrent, sur le PPF ou une PPD,  les factures électroniques.

Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) 

Les PDP sont également des plateformes privées qui font l’objet d’une immatriculation auprès de l’État pour une durée de 3 ans renouvelables. Elles échangent avec le PPF et les autres PDP et peuvent offrir des fonctionnalités supplémentaires. 

Une entreprise reste libre d’utiliser soit le portail public de facturation (PPF), faire appel à un Opérateur de Dématérialisation (OD) ou une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) pour l’émission ou la réception des factures. Elle peut passer par une PDP et son client par le PPF ou inversement sans que cela pose problème.

Comment VIF anticipe les enjeux de la facturation électronique ?

Rompus à ce type d’exercice, avec précédemment la plateforme Chorus et la dématérialisation des factures avec les GMS et conscients des enjeux pour nos clients, nous préparons cette réforme depuis plusieurs mois notamment avec un partenaire, candidat pour être référencé PDP. 

Afin d’être au cœur de ce déploiement, VIF a rejoint le FNFE-MPE, Forum National de la Facture Électronique et des Marchés Publics Électroniques, dont la mission principale est de permettre une concertation entre acteurs publics et privés français.

D’une réponse à la réglementation simple au choix d’une solution plus poussée, le résultat proposé sera une gestion de votre facturation électronique (cycle de vie, e-reporting, etc) à émettre et à recevoir, intégrée à notre ERP et sécurisée. Notre priorité est d’accompagner nos clients dans ce processus de mise en conformité, dans les délais imposés par l’Etat. 

Quelles sont les bonnes pratiques pour s’adapter à ce changement de facturation ?

• Préparez votre organisation. Qui est concerné, en première ligne, qui sont les différents acteurs ? Définissez un référent de projet et communiquez régulièrement auprès de vos équipes.
  En créant une dynamique positive dès maintenant, la transformation des pratiques n’en sera que mieux acceptée.
  
• Recensez vos pratiques de facturation actuelles, voyez comment refondre vos processus pour corriger d’éventuels dysfonctionnements. 

• Identifiez toutes les applications impactées.

• Cartographiez vos flux et repérez les différents acteurs de la facture électronique.

• Faites le point avec vos partenaires de facturation suffisamment en amont. Que vous proposent-ils ? Quelles garanties avez-vous ?

• Valorisez les gains apportés par la facturation électronique : sécurisation des données, optimisation du temps passé, réduction des coûts : impression, stockage, envois, approche responsable, amélioration du bilan carbone (RSE).
  
• Restez en veille sur l’actualité de l’administration fiscale.

Passer à la facturation électronique : les prochaines étapes de la réforme 

Le calendrier prévu a évolué depuis la publication de cet article. La généralisation de la facture électronique s’appliquera progressivement à compter du 1er septembre 2026.

• 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire
• 1er septembre 2027 pour les petites et moyennes entreprises et les microentreprises

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