Facturation électronique : ne cédez pas aux chants des sirènes de la GED !
La mise en place de la facturation électronique nécessite une solution plus spécifique que la Gestion Electronique de Document GED qui ne couvre pas l’ensemble des exigences de cette dernière…Notre éclairage.
Qu’est-ce que la GED ?
La Gestion Electronique des Documents comprend l’acquisition, le traitement (référencement, classement, indexation), le stockage des données, la diffusion, l’exploitation et l’archivage.
Ce procédé qui gère les documents de leur création à leur archivage fait intervenir plusieurs technologies de Lecture Automatique (LAD) comme l’OCR (Optical Character Recognition) ou en français, ROC (Reconnaissance Optique des Caractères). L’OCR permet de lire et de dématérialiser tout fichier contenant des caractères d’imprimerie comme un fichier sur Excel ou un article de presse.
Parmi les autres techniques, citons la Reconnaissance Automatique des documents (RAD) ou encore la Reconnaissance Intelligente de Caractères (RIC).
Les avantages de la GED sont multiples. Les documents sont accessibles très rapidement, en quelques clics. Ils sont partageables et modifiables. La démarche est très structurante pour l’entreprise qui uniformise ainsi ses pratiques documentaires et ses flux de travail.
Et le gain en termes de productivité est bien réel…C’est d’ailleurs un argument très souvent utilisé par les acteurs de la GED pour évoquer la dématérialisation de factures.
La GED est-elle la solution pour la facturation électronique ?
La réponse est non ! Si elle permet en effet de dématérialiser des factures fournisseurs, elle n’est pas forcément la solution pour répondre à toutes les exigences de la réforme. La facturation électronique n’est pas simplement de la gestion électronique de documents. Elle s’apparente plus à de l’échange de données informatisées avec structuration, archivage et transmission entre différents opérateurs, à l’image de la dématérialisation EDI. De plus, la facture électronique concerne aussi bien les factures de ventes que les factures fournisseurs.
VIF prépare la réforme de la facture électronique avec un partenaire, candidat pour être référencé plateforme de dématérialisation partenaires (PDP) et pourra proposer une offre unique pour les factures de ventes et fournisseurs.
Rappelons que trois typologies d’acteurs seront en mesure de gérer les factures électroniques : le portail public de facturation (PPF), les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) et les opérateurs de dématérialisation (OD). Par ailleurs, les opérateurs immatriculés PDP devront être certifiés ISO 27001 pour garantir un niveau de sécurité élevé.
GED et facturation électronique : deux projets différents !
Distinguez GED et facturation électronique. Ce sont deux projets différents.
Faire un projet de gestion des factures fournisseurs avec une GED c’est de transformer des pdf en données structurées. Cela demande des paramétrages et un apprentissage complexes sur la partie acquisition et traitement des données.
Faire un projet de mise en place de la facture électronique, c’est utiliser des données déjà structurées et standardisées. Les coûts d’acquisition, de traitement et d’utilisation seront réduits par rapport à une GED, l’importation dans l’ERP simplifiée.
Si vous choisissez de mettre en place un projet de gestion des factures fournisseurs avec une GED vous aurez de toute façon l’obligation d’enclencher un nouveau projet pour la facture électronique.
Avant de vous lancer veillez à bien mesurer votre ROI !
Le plus raisonnable serait de profiter de la mise en place de la facturation électronique pour digitaliser le flux de ses factures achats.
Pour rappel, à l’heure où nous écrivons cet article, aucune plateforme partenaire n’est encore agréée par l’Etat, les candidatures n’étant pas encore ouvertes.
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