Facture électronique, le FAQ

A quelle date mon entreprise va-t-elle être concernée par la réforme de la facture électronique ?

La généralisation de la facture électronique, qui concerne toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA, va s’effectuer progressivement à partir de 2026. 

Attention ! Le 1er septembre 2026, toutes les entreprises sont concernées par l’obligation de recevoir des factures électroniques. Seules les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire devront émettre des factures électroniques.

Le 1er septembre 2027, l’obligation d’émettre des factures électroniques concerne toutes les entreprises, PME, TPE comprises.

PPF, PDP ou OD, quelle sa plateforme partenaire choisir ?

Ils étaient trois sur la ligne de départ : le Portail Public de Facturation (PPF), les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) et les Opérateurs de Dématérialisation (OD).

La donne a changé en octobre 2024. Seules les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) au nombre de plus de 70, fin 2024 vont accompagner les entreprises dans l’émission et la réception des factures électroniques.

Quelles sont les différences entre PPF, OD et PDP ?

Le portail public de facturation (PPF) devait être un service mis à disposition gratuitement par l’AIFE (Agence pour l’Informatique Financière de l’Etat) avec une proposition de dématérialisation simple.
Depuis octobre 2024, suite à une décision gouvernementale, sa vocation a changé, il est désormais associé à la construction d’un annuaire des destinataires et d’un concentrateur des données permettant leur transmission à l’administration fiscale.

Des Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) et des Opérateurs de Dématérialisation (OD), acteurs privés qui apportent de l’automatisation et des fonctionnalités plus poussées, seules les PDP assurent la transition.

La loi de finance a imposé aux PDP d’être immatriculées, d’être qualifiées ISO 27001 et de proposer en couverture fonctionnelle obligatoire notamment la vérification de signature électronique, la conversion entre les différents formats : Factur-X, XML UBL et XML CII (PPF) et un accès sécurisé. A contrario, les OD étaient pas contraints par un cahier des charges à respecter. Il n’avaient, par exemple, pas l’obligation d’assurer l’e-reporting de TVA pour le compte de leurs clients.

VIF fait le choix de s’associer à son partenaire TX2 CONCEPT pour proposer une offre globale et complète en PDP qui comprend en plus des fonctions attendues : le stockage de documents (PDF), l’archivage des factures sur 10 ans, le mode conformité “EDI”, l’ouverture aux acteurs européens pratiquant la facturation électronique. Depuis la rentrée 2024, la PDP de TX2 Concept est immatriculée sous réserve par l’Etat.

Est-il possible d’avoir recours à plusieurs PDP ou OD ?

La vocation première du PPF ayant disparu en octobre 2024 suite à la décision de Bercy de recentrer sa fonction, seules les PDP assurent la transition et pourront accompagner les entreprises dans l’émission et la réception de leurs factures électroniques. Les OD, Opérateurs de Dématérialisation, étant dépendant du PPF, ne sont plus en capacité d’accompagner leurs clients sur l’envoi et la réception de leurs factures. Enfin multiplier les plateformes PDP n’apporte aucune valeur ajoutée et de la complexité.

La plateforme Chorus Pro va-t-elle continuer à exister avec la mise en place du PPF ?

La plateforme Chorus, qui devait être amenée à migrer sur le PPF continuera comme PDP pour le secteur public. Une commission de normalisation de l’AFNOR travaillera à établir une norme NF pour la réforme. Le Ministère de l’Economie a en effet annoncé en octobre 2024 l’abandon du Portail Public de Facturation (PPF). Seules les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) pourront émettre et recevoir des factures électroniques. 

Que propose VIF Software en matière de facturation électronique ?

Pour accompagner ses clients pour leur passage à la facture électronique, VIF s’associe à son partenaire TX2 CONCEPT pour proposer une solution complète avec une PDP dans son ERP métier. Cette solution complète gère les factures côté achats et ventes. Elle fait l’objet d’une mise en service packagée et d’un accompagnement dédié : classrooms, tutoriels, documentation.

VIF Software et TX2 CONCEPT candidats pilotes, qu’en est-il ?

VIF a postulé en tant qu’éditeur de solutions logicielles aux côtés de son partenaire TX2 CONCEPT, éditeur, intégrateur de solutions EDI et spécialiste de la dématérialisation pour participer à la phase pilote de la facturation électronique. La candidature de notre partenaire a été retenue. Cette phase d’expérimentation et de tests va précéder le lancement de la réforme.

VIF et TX2 sont également membres du FNFE-MPE, Forum National de la Facture Électronique et des Marchés Publics Électroniques, dont la mission principale est de permettre une concertation entre les acteurs publics et privés français. 

Depuis le mois de septembre 2024, la PDP de TX2 Concept est désormais immatriculée sous réserve par l’Etat.

Notre PDP est-elle certifiée SecNumCloud ?

Pour devenir PDP, les plateformes doivent obtenir la certification ISO 27001 et la certification SecNumCloud, délivrée par l’ANSSI, afin de garantir leur niveau de sécurité.

Notre solution de facturation électronique est certifiée ISO 27001. Cette norme repose sur quatre critères pour assurer la sécurité des informations au sein des organisations : confidentialité, intégrité, disponibilité et traçabilité.

La qualification SecNumCloud s’adresse uniquement aux opérateurs qui font appel à un prestataire d’hébergement tiers.
La solution de facturation électronique étant hébergée par TX2 CONCEPT, nous n’y sommes pas soumis. 

Une fois équipé de la solution faudra-t-il jongler entre deux outils avec VIF et TX2 CONCEPT ?

Non. L’ensemble des éléments est consultable via la solution de facturation électronique intégrée à l’ERP. 

Cette solution PDP permet-elle l’archivage des factures ?

Oui, l’abonnement comprend l’archivage de vos factures sur une période de 10 ans.

Est-il possible de choisir une autre PDP que celle proposée par VIF ?

Oui, c’est tout à fait possible, via un connecteur. Dans ce cas, il faudra prévoir un coût additionnel. Rappelons que notre solution de facturation électronique à la fois globale et complète ne nécessite pas de connecteur, le module est intégré à votre ERP. 

Est-il nécessaire de saisir toutes les pièces comptables dans l’ERP ?

L’arrivée de la facture électronique va permettre d’intégrer automatiquement dans l’ERP les factures de frais généraux.
Elles pourront être envoyées, soit en automatique ou soit suite à un validation manuelle, en comptabilité.

Comment cela se passe pour les entreprises qui émettent la facture de vente de leurs fournisseurs ?

La personne qui émet une facture doit, selon le cadre prévu par la loi, l’envoyer via la plateforme publique de facturation.
Dans ce cas de figure, la facture de vente de fournisseurs, également appelée auto-facturation ou facturation pour le compte de X est gérée dans votre logiciel ERP VIF.

Nous facturons des usines en Italie, quel est le mode opératoire ?

D’autres pays ont généralisé la facture électronique avant la France. L’italie est avec la Finlande l’un des pionniers en matière de facturation électronique. Notre PDP est en capacité via, votre logiciel ERP VIF de communiquer avec le portail italien SDI.
Une agilité que nous développons également avec les autres pays européens concernés.

Comment sera traitée la facturation issue de nos caisses en magasins ?

La facturation en BtoC n’est pas soumise à la même réglementation.
Néanmoins, votre logiciel ERP permet de saisir cet e-reporting. Pour plus d’informations, renseignez-vous auprès de votre éditeur de logiciel de caisse pour connaître ses dispositions vis-à-vis de la facture électronique.

Nous facturons nos salariés pour de la marchandise emportée, faut-il créer autant de clients que de salariés ?

C’est le cumul qui sera envoyé vers la PDP puis vers le PPF. Il n’est pas nécessaire de créer un client par salarié.

Est-ce que le passage à la facture électronique imposera une montée de version si je suis équipé par VIF ?

La version prochaine de l’ERP développée par VIF prend en compte un maximum de fonctionnalités qui répondent aux exigences de la facture électronique. 

Si vous êtes équipé de la dernière version disponible de notre ERP, la montée de version sera très facile.
Pour les versions antérieures, il sera possible de passer à la version la plus récente ou de bénéficier d’une livraison anticipée.
Les livraisons anticipées respecteront les contraintes réglementaires mais elles auront un peu moins de fonctionnalités.
Pour les entreprises équipées de versions parmi les plus anciennes, une montée de version sera obligatoire. 

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