Premier ERP : pour bien choisir, prenez de la hauteur !

Avant de déployer votre logiciel ERP, prenez de la hauteur…

Si on vous parle d’identifier et de connaître vos flux, vous vous dites que c’est du jargon d’informaticien. Vous, vous êtes des industriels, vous pensez d’abord organisation, équipes, opérationnel.

Rassurez-vous. Nous allons parler le même langage pour atteindre un objectif commun à terme : la meilleure intégration de votre outil informatique.

Comprendre votre fonctionnement actuel est important.

Avant de lancer votre projet d’informatisation, observons ensemble l’organisation qui est en place.

Pourquoi ?

Pour comprendre comment se transmettent les données au sein de votre entreprise :

• entre services et au sein d’un service,
• par quels outils,
• dans quels fichiers,
• par quel canal de communication ?

Côté commercial : comment est traitée une commande client ? D’un point de vue, réception, validation, transmission aux équipes, préparation, facturation…

Côté fabrication : comment sont planifiées vos fabrications ? Comment sont estimées les quantités à lancer ?

Dès vos premiers échanges avec nos équipes, nous aborderons ces points avec vous, pour chercher des points d’optimisation. Nous relèverons également les tâches sans valeur ajoutée, les plus chronophages, pour déterminer, avec votre aide, ce qu’elles apportent réellement à votre activité. Il peut être pertinent, par la suite, d’en automatiser certaines….

Du bon sens ? Oui, trop souvent négligé. Bien choisir votre solution ERP commence par là.

Prenons un exemple concret et représentatif chez l’un de nos clients, avant projet.

Une commande… de sa validation jusqu’à son expédition

Cette entreprise industrielle a trois ans. Elle bénéficie d’une forte croissance.

Elle a pour l’instant recours à un logiciel de traitement de texte, un logiciel d’étiquetage et  imprime beaucoup de papiers.

Voilà comment se passe la validation de commande jusqu’à son expédition :

• L‘équipe administrative reçoit la commande par mail de son client.
• La commande est écrite à la main (client, articles, quantités..) ou dans une application smartphone afin de la transmettre aux équipes en atelier.
• Le collaborateur en atelier réécrit la commande (client, articles, quantités..) dans un document word. Les commandes y sont enregistrées les unes à la suite des autres.
• Le document est édité comme support pour préparer la commande.
  Grâce à ce document papier, le préparateur parcourt les stocks et constitue la commande dans un carton. Il passe sur un logiciel d’étiquetage pour sortir l’étiquette (ou un lot d’étiquette par avance)
• Il écrit et édite un bon de livraison papier : client, articles, quantités réelles préparées, lot sélectionnés..) et l’ajoute à la commande avant de l’expédier.
• Ce document papier de préparation est transmis à l’équipe administrative pour réaliser la facture qui sera envoyée par email.
• En fin de journée ou fin de semaine, l’équipe administrative met à jour les stocks et la traçabilité sur le logiciel de facturation.

Cet état de fait nous permet de réaliser une synthèse des éléments perfectibles :

• La saisie est faite sur différents supports : plusieurs logiciels ou applications, beaucoup de papier. Des erreurs potentielles sont possibles, du fait des multiples ressaisies.
  Une partie des ressaisies peut être automatisée, avec la possibilité d’associer au logiciel ERP des équipements comme des imprimantes afin d’éviter la ressaisie du numéro de lot et la désignation du produit.
• Le temps passé pour une commande, 2 heures par jour peuvent paraître dérisoires, mais faites le calcul dès lors que vous devez honorer plus de 300 commandes par mois… le chiffre grimpe rapidement, non ? Si cela représente une demi-journée par semaine pour votre responsable qui est cadre, nul doute que son temps pourrait être employé à d’autres tâches à valeur ajoutée, au service des clients !
  Avec notre logiciel ERP, un certain nombre de tâches sont automatisées : choix optimisé du transporteur, affectation du tarif défini selon la typologie du client, conversion de vos Unités de Ventes Consommateurs. Vous passez de 2h à quelques minutes…
• Les mises à jour sont réalisées à la main. La traçabilité est souvent contrôlée de manière visuelle.
  Il est sûrement possible d’automatiser pour gagner en fiabilité.

Si les gammes de l’entreprise s’étoffent encore, cette organisation tient-elle encore ? Rien n’est moins sûr.

Ainsi beaucoup d’industries qui démarrent “petit” et grandissent très vite, se posent la question de s’informatiser avec un logiciel ERP, voulant être plus efficaces en termes de suivi client, préparations de commandes et traçabilité…

Cette phase de découverte fait partie intégrante de la mise en place réussie d’un logiciel ERP. Parce qu’elle est rassurante pour toute l’entreprise. En fonction de votre situation d’aujourd’hui, vous savez très précisément où vous allez demain. De notre côté, elle permet de verrouiller certains sujets pour avancer efficacement avec vous.

Cela éloigne définitivement la peur d’un projet long, coûteux, chaotique et déstabilisant.

C’est un très bon début pour constituer les bases solides d’un projet très structurant.

Car mener un projet ERP vous invite à repenser votre organisation et vos processus de manière plus efficiente.
Nous sommes d’ailleurs à vos côtés pour vous aider à positionner le curseur aux bons endroits.

Des questions ? Découvrez toutes les possibilités de notre solution VIF ERP STARTER.

Mise en place réussie de votre logiciel ERP : bonnes pratiques

• Écrivez autant que possible vos procédures et vos règles de fonctionnement sur les parties commerciales et fabrication pour faciliter cet état des lieux..
• Valorisez le temps et la valeur des tâches à réaliser côté administratif, le temps de préparation de commande, pour en automatiser certaines (exemple le contrôle des factures).
• Adaptez la taille et la compétence de l’équipe administratif-Commerce face à la taille et typologie de clients (GMS, Centrale, Réseaux Magasins, RHF).
• Assurez-vous de la stabilité des équipes avant, pendant, après le projet.
• Donnez-vous de la capacité et des moyens pour déployer l’outil avant, pendant, après.
• Repérez les gisements de temps perdus.
• Établissez un planning raisonnable en fonction de votre actualité pour éviter les goulots d’étranglement.
• Déterminez un porteur de projet : le dirigeant ou le collaborateur nommé chef de projet qui va le piloter de bout en bout.