Comment éviter les erreurs catastrophiques lors de la migration vers un nouvel ERP ?

Si le défi est majeur pour les PME industrielles, avec sa part de risques, une migration peut aussi être un succès. Cet article apporte des éléments de réponse pour éviter le crash informatique et réussir cette transition au combien stratégique !

Pourquoi la migration vers un nouvel ERP est-elle une étape délicate ?

Un ERP est LE système qui centralise toutes les informations clés de l’entreprise : gestion des stocks, commandes, production, finance, etc. Une migration ERP réussie doit donc être parfaitement orchestrée, sinon, l’entreprise risque de se retrouver dans une situation où les flux d’information ne sont plus cohérents, ce qui peut entraîner des erreurs coûteuses, telles que des ruptures de stocks ou des envois erronés.

Dans le cas de l’enseigne emblématique, l’intégration difficile du nouveau système a posé de vrais et nombreux problèmes internes : difficultés de suivi des résultats, des stocks et des approvisionnements et a impacté sérieusement les chiffres d’affaires magasins sur le deuxième semestre 2023 et la trésorerie. (source BFM TV 2024).

La migration vers un nouvel ERP ne se fait pas du jour au lendemain. Elle se prépare et se structure step by step…

Quelles sont les clés pour réussir la migration de votre ERP ?

Au préalable, analysez vos besoins.

Avant de commencer la migration, il est essentiel de définir précisément les besoins de votre entreprise et de vous assurer que le nouvel ERP les couvre. Chaque secteur a des spécificités, il est important que l’ERP réponde aux exigences particulières de votre entreprise et de votre industrie. Si votre production repose, par exemple, sur une gestion précise des quantités et des délais de livraison, vous devez vous assurer que votre ERP offre une fonctionnalité avancée de suivi des stocks et de gestion des approvisionnements en temps réel.

Point de vigilance : un ERP industriel proposera des fonctionnalités métier que n’aura pas un ERP généraliste. Adapté aux standards des processus industriels, le premier ne nécessitera pas d’adaptation au métier sur le long terme et pourra évoluer dans le temps.
Un ERP agroalimentaire, par exemple, couvre des aspects tels que la gestion de la qualité, la traçabilité, le respect des normes strictes en matière de sécurité alimentaire, tout en informatisant l’ensemble des opérations, de la réception des matières premières à la préparation des commandes et à leur expédition, permet également de calculer et simuler les coûts de revient. Et de garder ainsi un oeil sur sa rentabilité…

Choisissez le bon ERP métier.

Le choix d’un ERP n’est pas à prendre à la légère. Comparez plusieurs solutions et vérifiez par exemple, leur possibilité de s’interfacer avec les systèmes existants, la connexion au matériel, recherchez le conseil, l’accompagnement, le support technique. On ne peut pas être expert de tout, il est parfois rassurant qu’un éditeur s’appuie sur le savoir-faire d’un partenaire aguerri sur un sujet précis pour développer une fonctionnalité comme l’EDI ou encore la facture électronique (PDP).
Céder aux sirènes d’un ERP moins cher pourrait s’avérer être un choix finalement très coûteux, si celui-ci ne permet pas de gérer la complexité de vos chaînes de production, ou encore si le système ne peut pas synchroniser correctement les informations de production et génère des erreurs de planification …
Le meilleur ERP sera celui qui, en phase avec vos processus industriels, vous fera gagner en rentabilité ! 

Maquettez les flux.

C’est une étape importante pour valider l’adéquation besoin et solution, elle permet de verrouiller et de sécuriser un bon nombre de points. Pour nous, c’est une étape essentielle !

Basculez progressivement.

Basculer d’un coup tout un ERP vers un autre est plus que périlleux. Il faut plutôt réaliser une migration progressive en structurant chaque étape en fonction des enjeux prioritaires de l’entreprise. Il est également essentiel de bien identifier les risques potentiels et de les suivre attentivement tout au long du projet : sécurité du système d’information, gestion des ressources nécessaires au projet, agilité pour être en phase avec l’évolution de l’entreprise, maîtrise des délais et des coûts, coordination et communication avec toutes les parties prenantes.

Formez vos équipes.

La réussite d’une migration ERP dépend largement de l’adoption du système par vos équipes. Prévoyez une formation complète pour vos collaborateurs afin qu’ils maîtrisent l’utilisation de ce nouvel outil dès sa mise en place. Sans une bonne maîtrise de l’ERP, des erreurs peuvent survenir rapidement. Attention, tout ne doit pas reposer sur un seul Key-User au risque de mettre en péril le projet après le déploiement si celui-ci était amené à partir. Pensez,  implication, transmission et partage du savoir. Assurez-vous que votre intégrateur vous fournit le conseil, la documentation, la base de connaissances qui pourra servir de supports aux équipes. Une bonne pratique gagne du terrain chez nos clients, celle de faire évoluer le chef de projet ERP vers une mission d’amélioration continue.

Planifiez et testez avant la mise en production.

Il est également indispensable de réaliser des tests poussés dans des conditions réelles. Cela permet de détecter d’éventuelles anomalies ou incohérences et de les corriger avant la mise en production évitant de lourdes pertes financières.

Parlons des erreurs à éviter lors de la migration d’ERP

Sous-estimer l’importance de la phase de préparation.

La migration d’un ERP ne se résume pas au déploiement d’un logiciel. C’est un processus qui nécessite une préparation minutieuse, incluant l’analyse des besoins, la formation des équipes, une planification détaillée et un encadrement.

Faire le choix du bon ERP et de l’éditeur intégrateur qui saura vous accompagner.

N’allez pas croire que ce sera forcément plus cher : bien préparé, votre projet sera aussi dimensionné à vos besoins et moyens, et surtout sécurisé ! Assurez-vous également que la méthodologie de projet est au rendez-vous et bien appréhendée par vos équipes : réunion de lancement, analyse/maquettage, formation, paramétrage, validation démarrage. C’est une approche d’ailleurs, particulièrement appréciée par nos clients.

Ignorer la gestion du changement.

Un changement de système peut être perturbant pour les collaborateurs. Gérez la transition avec des communications claires et des formations adaptées. Ne pas le faire peut entraîner une résistance au changement et des erreurs d’utilisation du système.

Négliger la sécurité des données.

Assurez-vous que toutes les données sensibles de l’entreprise, comme les informations sur les clients et les produits, sont transférées de manière sécurisée. Des failles dans ce domaine peuvent entraîner des pertes d’informations.

Oublier le suivi post-migration.

Une fois la migration effectuée, il est impératif de mettre en place un suivi pour détecter rapidement d’éventuelles erreurs ou anomalies. Cela permettra d’ajuster les processus et de s’assurer que l’ERP fonctionne comme prévu.

Car changer d’ERP peut être une idée de génie

Positivons !

Car votre nouvel ERP, bien choisi, bien paramétré et fraîchement déployé, va moderniser et sécuriser vos opérations (qualité, traçabilité par exemple), améliorer la gestion des stocks et des commandes, mieux anticiper pour optimiser vos ressources industrielles, piloter en temps réel vos processus de production, réduire les coûts administratifs, développer vos performances commerciales…

Oui, un ERP bien intégré offre un véritable avantage compétitif, en permettant une meilleure réactivité et une prise de décision plus rapide, avec des résultats probants, comme une réduction de 20 % des coûts liés à l’inventaire et une amélioration de 10 % de la satisfaction client grâce à une gestion plus précise des livraisons.

En choisissant un ERP adapté, en préparant son déploiement, en impliquant les équipes et en effectuant des tests, vous vous assurez que votre entreprise bénéficie pleinement de cette évolution sans compromettre la qualité de votre service et la satisfaction de vos clients…Nous vous rappelons également l’importance d’être bien accompagné par un intégrateur qui met en pratique une méthodologie qui a fait ses preuves !

A propos de clients satisfaits…nous souhaitons de tout coeur que les fans de GIFI voient leur enseigne préférée (et ses équipes) aller de l’avant et réussir un nouveau coup de génie.

Si vous êtes une PME industrielle de biens de consommation et que vous envisagez de migrer vers un nouvel ERP, mettez en pratique ces conseils et veillez à être bien accompagnés.

Vous souhaitez en savoir plus sur les meilleures pratiques de migration ERP pour votre entreprise ? Contactez nos experts.

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